守秘と、書面の扱いについて

調査会社をお選びいただく際、実際に確かめられるのは「何ができるか」よりも、顧客の名前が外に出ないか、書面が手続きに耐えるかという点かと思います。

そこを先にお示しします。ご依頼をいただく前に、当社から出す書面が二通あります。

01お預かりした情報の扱い

ご依頼者様のお名前と、対象者に関して伺った内容は、当社の中で担当する者だけが取り扱います。社内であっても、担当以外の者が閲覧することはありません。

ご依頼があったこと自体を、外部に申し上げることはありません。実績としてご紹介することも、事例として掲載することもいたしません。当サイトに掲載している事例は、ご依頼者様と対象者が特定されない形にしたうえで、内容も置き換えています。

確認は複数の国にまたがります。そのいずれにおいても、依頼元が判る形で対象者や関係者、勤務先に接触することはいたしません。ご依頼者様のお名前を出すことも、業種や立場から推測できる形で伺うこともいたしません。

ただし、絶対に気づかれない、とは申し上げません。相手が警戒している状況では、確認の動き自体が伝わる可能性があります。その見込みも含めて、着手前にお伝えします。

お預かりした資料の保管と破棄については、次のブロックでご案内します。

02報告書について

お渡しする報告書は、社内での説明や、手続きの検討にそのままお使いいただける形で整理しています。ご依頼者様が読み替えたり、作り直したりする必要のない形を目指しています。

• いつ、どの国で、どの記録を確認したか
• 確認できた事実
• 確認できなかった事項と、その理由
• 取得元の区分（公開記録か、現地での確認か）
• 候補が複数ある場合、それぞれの確からしさ

三つ目を必ず入れています。何が分からなかったかが書かれていない報告書は、判断の材料になりません。「調べたが記録が残っていなかった」のか「そもそも取得できない情報だった」のかで、次に打てる手が変わるためです。

四つ目も同じ理由です。公開されている記録から確かめたものと、現地で見て確かめたものでは、扱いが違います。読み手がその区別をつけられる形にしています。

一つ目について補足します。判断を書き込んだ報告書は、かえって使いにくくなります。ご依頼者様が別の結論に至った場合、その報告書は手元で矛盾を抱えることになるためです。事実と、確かめられた範囲だけをお渡しします。

03ご契約に関する書面

ご契約の前に、次の内容を書面でお示しします。

ご契約の書面は、ご依頼者様の社内規程に合わせた形をご用意できる場合があります。所定の様式がある場合は、ご相談ください。

04保管と破棄

お預かりした資料と、お渡しした報告書の控えは、当社で保管しています。保管の期間はご契約前の書面に記載しています。

ご希望があれば、ご報告後に破棄する取り扱いも承ります。この場合、後日の再交付やご質問へのお答えができなくなりますので、ご契約の際にご相談ください。

ご相談のみで終わり、ご契約に至らなかった場合も、伺った内容は同じ扱いです。外部に申し上げることはありません。ご希望があれば、その時点で破棄いたします。

05ご相談から、ご報告まで

書面がどの段階で動くかを、順に並べます。

1. 01 ご相談

   秘密保持契約書と、暴力団排除に関する誓約書を当社から提出します。この段階で対象者のお名前は必要ありません。どの国から来られた方か、何を判断されたいのかが分かれば足ります。

2. 02 範囲と費用のご提示

   どの国で何を確かめるか、確認できない部分は何か、費用と期間はどうか。書面でお示しします。

3. 03 ご契約

   調査内容・費用・期間・報告の形式・資料の扱いを書面にします。所定の様式がある場合はご相談ください。着手はご契約後です。

4. 04 ご報告

   複数国の結果を一本の報告書にまとめてお渡しします。ご不明な点は、書面をご覧いただいたうえでお答えします。

06関連するご案内