掲載にあたって。ご依頼者様と対象者が特定されない形にしたうえで、業種・時期・国・人数などの内容も置き換えています。ご依頼があったこと自体を外部に申し上げることはありませんので、実際の案件をそのまま載せることはいたしません。ご依頼の形をお伝えするための記述としてお読みください。
01こういうご相談です
シンガポールに統括拠点を置き、周辺国に現地法人や工場を持つ。この形をとられている会社から、次のようなご相談をいただきます。
- 現地からの報告と、本社が把握している数字が合わない
- 駐在員が、報告にない別の会社に関わっているという話が入った
- 現地社員が、勤務時間中に別の業務をしている様子がある
- 取引先との関係が、報告よりも近いのではないかという疑いがある
- 現地法人の実態が、本社から見えなくなっている
いずれも、本社から確かめようとすると現地に伝わってしまうという共通点があります。監査を入れれば構えられ、担当を替えれば理由を説明しなければならない。確かめる前に、確かめようとしていることが伝わる——これが本社側の困りごとです。
02この国の場合、どこを見るか
シンガポールの拠点だけを見ても、実態は掴めません。人が動いているのは周辺国のほうだからです。
統括法人の登記、駐在員の居住、会議や来客の形跡。
報告として上がってくるものと同じ範囲です。
工場や現地法人が実際に稼働しているか、取引先とされる会社が実在するか、駐在員が別の法人に関わっていないか。
報告に出てこない部分です。
当社が確認を行うのは、事業の実体がある国です。シンガポール国内で調査行為は行いません。確かめられる範囲は次のブロックで示します。
03できることと、できないこと
社員に関する確認は、線の引き方がとりわけ大事になります。ご依頼者様が社内で説明される際に必要ですので、先に示します。
- 機器を用いて位置を継続的に取得することはいたしません。車両、持ち物、いずれについても行いません。
- 私的な通信の内容を取得することはいたしません。
- 社内の方に、依頼元を伏せたまま情報の提供を求めることはいたしません。
- 勤務時間外の私生活を、目的なく確かめることはいたしません。
- シンガポール国内での調査行為は行いません。
- 処分の可否や、不正にあたるかどうかの判断は申し上げません。
四つ目について補足します。ご相談は勤務実態から始まりますが、確認を進めると私生活に触れる場面が出ます。当社が見るのは、業務時間中の行動と、業務に関わる相手までです。そこから外れる部分は、確かめても報告書に記載しません。
| 業務時間中の行動 | 勤務先とされる場所にいるか、どこへ出向いているか。報告されている業務と合っているかを見ます。 |
|---|---|
| 面会している相手 | 取引先とされる会社が実在するか、その相手が名乗っている立場にあるか。会社の実体は別途確認します。 |
| 別法人への関与 | 本人や近親者の名義で、登記・登録に残っている法人の有無。役員や株主としての関与を確かめます。 |
| 現地拠点の稼働 | 工場や現地法人が、報告どおりに動いているか。人と設備の実際を見ます。 |
| 取引先との近さ | 同じ住所や同じ人物で繋がっている会社がないか。記録から辿れる範囲で確かめます。 |
いずれも事業の実体がある国で確認します。マレーシア・インドネシア・タイ・ベトナム・台湾・中国・香港・韓国・フィリピン・日本。国ごとに公開されている記録の範囲が違うため、届く深さは一律ではありません。
何も出てこないことがあります。報告どおりに勤務しており、別法人への関与も見当たらない、という結論です。これは失敗ではなく、ひとつの結果です。
むしろ、疑いが晴れることに意味がある場合があります。社内に噂が立っている状態で、確かめたうえで何も出なかったという事実は、ご本人を守る材料にもなります。
04進め方
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STEP 01
何を判断されたいのかを伺う
処分をご検討なのか、拠点の立て直しをお考えなのか。目的によって、見るべき範囲が変わります。秘密保持契約書と、暴力団排除に関する誓約書は当社から提出します。
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STEP 02
記録から当たる
別法人への関与、取引先とされる会社の実在。ここで判断がつく場合があります。その場合は現地での確認に進みません。
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STEP 03
現地で確かめる
業務時間中の行動と、拠点の稼働状況。当社が確認します。本社からの動きとは切り離して行います。
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STEP 04
突き合わせてご報告
報告されている内容と、確かめた内容を並べます。合っている部分も、そのまま記載します。
社内での取り扱いにご懸念がある場合は、報告の形式についてもご相談ください。ご担当者様のお手元に留まる形をご用意できます。
05お渡しする報告書
社内での説明にそのままお使いいただける形で整理しています。ご担当者様が読み替えたり、作り直したりする必要のない形を目指しています。
- いつ、どの国で、どのような方法で確認したか
- 確認できた事実（行動、面会した相手、登記に残っている関与）
- 報告されている内容と食い違っている点
- 確認できなかった事項と、その理由
- 取得元の区分（公開記録か、現地での確認か）
三つ目が、このご依頼で最も価値のある部分です。ただし、その食い違いが不正にあたるかどうかの評価は申し上げません。正当な理由があることも多く、判断はご依頼者様と代理人の方の領域だからです。
裁判や社内の手続きで証拠として採用されることをお約束することはできません。採否は手続きの中で決まるものであり、当社が保証できる領域ではないためです。
そのうえで、処分や係争に持ち込む可能性がある場合は、着手前にその旨をお伝えください。確認の方法と記録の残し方を、そこに合わせて組みます。
ご依頼者様のお名前と、伺った内容は、当社の中で担当する者だけが取り扱います。各国で確認を行う際も、依頼元が判る形で対象者や関係者、勤務先に接触することはいたしません。ただし、絶対に気づかれない、とは申し上げません。相手が警戒している状況では、確認の動き自体が伝わる可能性があります。その見込みも含めて、着手前にお伝えします。
06よくいただくご質問
本社に知られずに進めたいのですが。
ご担当者様のお手元に留まる形でご報告できます。報告の形式と、お渡しする範囲はご契約の際に決めます。現地への確認も、本社からの動きとは切り離して行います。
位置情報を継続して取得してもらえますか。
いたしません。機器を用いた継続的な位置の取得は、車両・持ち物のいずれについても行いません。当社が確かめるのは、業務時間中の行動と、業務に関わる相手までです。
疑わしいだけで、確証がありません。依頼できますか。
できます。ただし、何を判断されたいのかは先に伺います。処分をご検討なのか、拠点の立て直しをお考えなのかで、見るべき範囲が変わるためです。目的が定まらない状態でのお引き受けはしておりません。
何も出てこなかった場合はどうなりますか。
確かめた範囲と、何が出てこなかったかを書面に記載してお渡しします。疑いが晴れることに意味がある場合があります。社内に噂が立っている状態では、ご本人を守る材料にもなります。
複数名をまとめて確認できますか。
できます。同じ国で同じ時期に確認できる場合は、そのぶんを費用に反映します。ただし、対象を広げるほど、目的から外れた情報に触れる場面が増えます。絞り込みについても、ご相談の中でお話しします。
